Jak skutecznie zarządzać zadaniami pracowników

W dzisiejszych czasach gdzie każdy z nas spotyka się z ogromną ilością otrzymywanych informacji, jesteśmy zmuszeni do często pracochłonnego doszukiwania się w nich istotnych dla nas treści. Taki obraz sytuacji dotyczy nie tylko tak prozaicznych czynności jak wyszukiwanie stron za pomocą wyszukiwarek internetowych, ale również – a może przede wszystkim – dotyczy naszej codziennej pracy.

Przypomnijmy sobie, ile razy musieliśmy odszukać, w nie rzadko przepełnionej skrzynce pocztowej konkretnych maili, w których to była z punktu widzenia naszej pracy bardzo ważna informacja? Pomyślmy dalej, ile razy tuż przed wyjściem z pracy, zdarzyło się, że nie mogliśmy znaleźć tej konkretnej wiadomości która powinna zostać jak najszybciej wysłana do naszego szefa…?

To tylko jedne z ogólnych kłopotów z jakimi spotyka się każdy pracownik który opiera swoją korespondencję dotyczą wykonywanych zadań na programach pocztowych – takich jak Outlook i tym podobne.

Mało tego, z punktu widzenia managerów którzy koordynują zadania swoich pracowników, pojawia się wręcz zdwojony problem komunikacyjny. Dlaczego? Dlatego, że poza tym, że też muszą doszukiwać się w gąszczu nieustannie rozszerzającej się skrzynki odbiorczej, maili na temat danego zadania, to brakuje im dodatkowo bardzo ważnej i jednocześnie bardzo konkretnej informacji – na jakim terapie jest dane zadanie.

Zerknijmy teraz w pamięci, ile razy zdarzyło się nam odebrać telefon od szefa który stanowczym głosem pyta „na jakim etapie jest dane zadanie?”. I teraz co odpowiedzieć, gdy nieposiadany bieżącej informacji o statusie tego zadania…?

Rozwiązaniem takich problemów była by aplikacja która nie tylko umożliwiałaby szufladkowanie wszystkich informacji dotyczących danego zadania w jednym miejscu, ale również dawałaby prosty feedback z bieżącym statusem zadania.

Wyobraźmy sobie teraz inny scenariusz, w którym to zaczynamy pracę z narzędziem które pomaga nam w zarządzaniu naszymi zadaniami i zadaniami naszych pracowników. Jak sobie wyobrażamy taki program? Odpowiedzi na to pytanie można by długo szukać, ale tak naprawdę to najprostsze rozwiązania są z reguły najlepsze.

Pomyślmy teraz, że uruchamiamy nasz komputer… w między czasie idziemy zrobić sobie kawę, wracamy i… zamiast przepełnionego Outlooka, otwiera się nam narzędzie w którym na starcie widzimy statusy zadań naszych pracowników. Już jest nieźle. Wiemy ile zadań jest obecnie wykonywanych, ile zadań trzeba wykonać właśnie dziś, ile zdań mamy z opóźnieniem, itd. Widzimy już ogólny zarys tego co się dzieje. Zakładam, że jedną z rzeczy które teraz będziemy chcieli sprawdzić to, to jakie zadania powinny być dziś wykonane i to jakie zadania są po terminie. Jeżeli przez chwilę postaramy sobie wyobrazić, jak sprawdzenie takich informacji mogłoby wyglądać, to ja osobiście widzę to tak, że najzwyczajniej klikamy na przycisk „pokaż mi wszystkie zadania które mają być dziś wykonane” a na ekranie naszego monitora pojawia się pełna lista wszystkich zadań, których deadline jest właśnie dziś. Ale to nie wszystko. Gdyby tego było mało, w takiej liście warto by mieć przy każdym zadaniu, informację o tym czy nasz pracownik właśnie teraz pracuje nad tym zadaniem, czy w ogóle zajrzał do tego zadania, albo czy może wysłał je nam do akceptacji.

Na tym etapie mamy już ogólny obraz tego jak wyglądałby taki program. Teraz trzeba by go jeszcze trochę „wzmocnić”, dodając mu bardzo istotną funkcjonalność. Mianowicie – formularz widomości, dodawanie załączników i… komunikator!

Spójrzmy na to tak, widzimy listę zadań które powinny być dziś wykonane. Wybieramy jedno z nich i co widzimy? Przede wszystkim brief tego zadani, załączniki oraz pełną historię wymiany informacji, właśnie do tego zadania. Czyli nie mamy już problemów z doszukiwaniem się, przesłanych do tego zadania wiadomości, ponieważ pełną korespondencję widzimy właśnie w historii konkretnie tego zadania. Już jest dobrze!

Ale co jeżeli chcemy porozmawiać z wykonawcą zadania w trochę nazwijmy to „żywszy” sposób? Mówiąc „żywszy” mam na myśli coś na wzór komunikatora (np. Gadu-Gadu) gdzie pisząc coś do drugiej osoby, oczekujemy szybkiej odpowiedzi, bez konieczności czekania, aż ta druga osoba zobaczy, że coś do niej wysłaliśmy, otworzy program i zacznie pisać – to za duża strata czasu gdy oczekujemy informacji na prędkości.

Tak więc, wyobraźmy sobie, że każde zadanie ma przypisany dedykowany komunikator – klikamy na przycisk i otwiera się małe, osobne okienko, w którym na żywo możemy rozmawiać z wybraną osobą, a wszystkie nasze zapytania i odpowiedzi wyświetlane są natychmiast po naciśnięciu klawisza „enter”. Fajne i przyjemne – prawda?

Teraz widzimy o ile nasza codzienna praca stałaby się dużo łatwiejsza, mniej skomplikowana i jednocześnie mniej stresująca, gdybyśmy mieli tylko takie narzędzie u siebie w pracy.

Na koniec nasuwa się jedno zasadnicze pytanie. Czy takie oprogramowanie w ogóle istnieje?

Część z was mogła zwrócić uwagę na to, iż blog jest prowadzony pod nazwą „Studio Interaktywne 12PM”, co w pewnym stopniu może sugerować, że dokładnie te studio zajmuje się między innymi tworzeniem, tego rodzaju narzędzi, ułatwiających nam wszystkim codzienne życie. I tak właśnie jest!

Takie oprogramowanie nazwaliśmy „Task Manager” i zostało ono zbudowane w oparciu o nasze codzienne problemy, z którymi codziennie borykaliśmy się w pracy. Tym projektem chcieliśmy przyczynić się do poprawy takich sytuacji nie tylko w naszej firmie, ale dać również innym możliwość zobaczenia i wypróbowania we własnym środowisku takiego oprogramowania.

Każdego kogo udało się nam zainteresować takim rozwiązaniem, zapraszam na stronę poświęconą programowi „Task Manager” http://www.12pm.pl/taskmanager/
Znajduje się tu szczegółowy opis funkcjonalności, biblioteka instruktarzowych filmów video, oraz wersja demonstracyjna dostępna online.

Na koniec dodam, że nieważne czy i kiedykolwiek zdecydujesz się na zmianę na lepsze organizacji pracy w Twojej firmie, ważne jest abyś wiedział lub wiedziała, że istnieją powszechnie dostępne narzędzia takie jak „Task Manager” które są w stanie skutecznie pomóc Ci, przynajmniej przez osiem godzin dziennie, gdy jesteś w pracy.

Task Manager: http://www.12pm.pl/taskmanager/
Studio Interaktywne 12PM: http://www.12pm.pl/